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電子勞動合同解決方案

電子勞動合同解決方案

副標題

一、背景需求

隨著互聯網普及與發展,企業用工需求呈現出批量化、種類多、跨區域的特點。與之對應,HR 部門也面臨著勞動合同簽訂人數多、跨區域簽署效率低、紙質合同不易管理等難題。如何幫助 HR 從繁雜的紙質勞動合同解放出來,提高辦公效率?電子勞動合同將成為新時期 HR 優化勞動合同管理一個合法安全高效的解決方案。

上海市數字證書認證中心提供電子勞動合同解決方案,通過數字證書、合同管理與電子簽章應用結合,確保電子勞動合同的防篡改、防偽造及防抵賴。方案中使用的電子簽名可呈現出與傳統紙質合同風格與法律效力均一致的電子合同,并滿足《合同法》、《電子簽名法》要求。


二、方案描述

分析電子勞動合同全業務流程以及集成需求,我們總結有如下情況:

1、電子勞動合同全業務流程,具體流程如下:

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1)入職離職合同續簽,勞動合同全流程電子化

通過合同管理與電子簽章應用結合,打通電子勞動合同全程電子化操作“最后一公里”,實現電子勞動合同簽字與蓋章。改善傳統勞動合同簽署模式中,需面簽或寄送紙質合同的問題,解決勞動合同簽署數量大、種類多、跨區域帶來的效率與風控難題。實現了員工入職、合同續簽到離職辦理勞動合同的全流程電子化。

2)權威 CA 機構頒發數字證書,確保電子合同為本人簽署

在電子勞動簽署過程中,需要對人事、企業、員工(新老員工)進行身份認證,確保電子勞動合同簽署主體身份。上海 CA 作為權威的第三方 CA 機構,在對簽署主體進行實名驗證后,為其頒發合法真實有效的數字證書,保障簽署主體身份真實有效;同時簽署主體在簽署勞動合同中的電子簽名會包含其本人的數字證書,司法上可以直接被認定是本人簽署。

3)信息加密、時間戳,確保信息傳輸過程安全完整,不可抵賴

在電子勞動合同傳輸過程中,數據傳輸采用 https 加密,保證數據傳輸過程的機密性和安全性,確保信息傳輸過程中的安全完整;同時采用權威第三方精確的時間源,能夠為用戶提供精確的、可信賴的時間戳服務,確保電子合同敏感業務信息的防篡改、防偽造和保密,具有不可抵賴性及相應的法律效力。

4)可追溯的司法保障,提供法律延伸服務

事后產生勞動糾紛時,經當事人委托,權威司法鑒定所利用電子簽名、校驗分析和一致性比對等等鑒定技術手段,對該糾紛涉及到的電子簽名數據進行分析、鑒別,以判斷相關電子簽名數據是否被篡改以及電子簽名行為的真實性,并出具有法律效力的司法鑒定報告。

2、電子勞動合同與人事系統集成應用,具體流程如下:

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1)可與企業 EHR 系統多種方式集成,快速實現勞動合同在線簽署

支持接口調用等多種集成方式,可快速實現與人事系統集成。集成 HER 系統后,HR 無需切換多個業務系統即可完成電子勞動合同發起、審批、簽署等操作,提升系統操作連貫性與便捷性,實現勞動合同管理的全面電子化。

2)一個界面,多種服務

集成人事系統后,HR 在人事系統即可實現勞動合同發起、審批、簽署等操作,提升了 HR 操作的連貫性與便捷性。同時在人事系統中實現勞動合同業務時,可調用證書、簽章、簽名等多種服務,確保勞動合同的真實合法有效。


三、方案價值

電子勞動合同中的簽署各方由上海 CA 中心認證真實身份后,頒發數字證書。用戶在線上使用數字證書實現高強度的身份認證,防止假冒用戶惡意操作;同時采用電子簽章技術簽署電子勞動合同,該操作符合《電子簽名法》、《合同法》要求,從而保證簽署的電子勞動合同具有法律效力;同時對平臺數據使用簽名和加密技術,確保敏感業務信息的防篡改、防偽造和保密。

開放易用,支持 SDK 等多種集成方式,可快速實現與人事系統對接,為人事管理系統賦能。提升企業勞動合同管理,實現勞動合同安全高效的全流程電子化。


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